6 Gründe, warum Sie die Außenwirkung Ihres Unternehmens mit einer VoIP-Telefonanlage optimieren

Erstellt am 08.04.2019

Wer bei seinem Außenauftritt einen professionellen Eindruck hinterlassen will, braucht mehr als eine gelungen Website. Optisch beim Kunden zu punkten ist zugegebenermaßen der erste wichtige Schritt. Doch sobald jemand direkt mit Ihnen in Kontakt treten will, muss es gelingen, auch auf akustischer Ebene Professionalität auszustrahlen. Egal ob großes oder kleines Unternehmen, Start-Up oder Freelancer – nur wer gut erreichbar ist und inhaltlich überzeugt, weil er über alle Informationen verfügt, die notwendig sind, wird dauerhaft mit seinen Kunden ins Geschäft kommen. Schließlich gehört der telefonische Kontakt für die meisten Unternehmen zum Daily Business.

Wir zeigen auf, wie Sie eine moderne Internet-Telefonanlage dabei unterstützt, professioneller zu agieren.

Grund 1: Bessere Erreichbarkeit steigert Kundenservice

Wer heute noch eine Fax-Nummer angibt, wird häufig belächelt. Doch genau wie bei der schriftlichen Kommunikation, steht bei der mündlichen ein Technologie-Wechsel an. Und zwar vom klassischen ISDN-Telefonnetz zum Telefonieren über IP-Netze („Internet-Telefonie“, „Voice-over-IP“).  In punkto Erreichbarkeit bringt das eine Reihe von Vorteilen mit sich.

Arbeitnehmer sind heute extrem mobil. Gleichzeitig wird vom Kunden beinahe eine ständige Verfügbarkeit gefordert. Um beide zusammenzubringen, braucht es also eine einfache Lösung, die auch dann funktioniert, wenn der Mitarbeiter einen Home-Office-Tag einlegt oder gerade im Auto unterwegs ist. Internet-Telefonie schafft es, sämtliche eingehende Anrufe am Handy, am Bürotelefon oder am Arbeitsplatz zu Hause unter einer einzigen Nummer zu konsolidieren. Eine virtuelle Telefonanlage garantiert somit die zuverlässige Erreichbarkeit jedes Mitarbeiters unter einer einzigen Nummer bzw. Durchwahl.

Über eine App sind Sie bzw. Ihre Mitarbeiter über die Festnetznummer jederzeit am Mobiltelefon erreichbar. Mühsames Verbinden zum Handy, wenn jemand nicht im Büro ist, ist damit passé. Solche Apps arbeiten mittels Push-Technologie. Das bedeutet, sie müssen nicht permanent geöffnet sein und verschwenden keinen Akku, trotzdem erreicht Sie jeder Anruf!  Außer natürlich, Sie wollen das zu bestimmten Zeiten verhindern. Denn dank Internet-Telefonie können Sie die Erreichbarkeit individuell planen. Die automatische Weiterleitung vom Festnetz aufs Handy oder zu einem anderen Ansprechpartner kann für fixe Zeiten definiert werden. Auch Wochenend-, Feiertags- und Feierabend-Regeln können Sie problemlos selbst einstellen. 

Übrigens: Auch bei Anrufen, die der Mitarbeiter tätigt, wird beim Kunden immer seine Festnetznummer inkl. Durchwahl angezeigt.  

Dank VoIP keinen Anruf mehr verpassen

Jeder verpasste Anruf ist eine verpasste Chance. Eine VoIP-Telefonanlage garantiert, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit über die Festnetznummer erreichbar sind. Auch wenn diese im Außendienst sind oder von zu Hause aus arbeiten.

Grund 2: Click2Talk lädt Kunden zur direkten Kommunikation ein

Die Click2Talk-Funktion bei VoIP-Telefonanlagen gestattet es Besuchern Ihrer Website schnell, unkompliziert, kostenlos und zeitgemäß mit Ihnen in Kontakt zu treten. Sie implementieren auf Ihrer Homepage einfach einen entsprechenden Button. Klickt der Kunde darauf, wird er direkt über den Browser telefonisch mit dem gewünschten Gesprächspartner verbunden. Der Vorteil: Kunden, die sich für Ihre Produkte oder Leistungen interessieren, müssen nicht erst umständlich eine Nummer eintippen, sondern gelangen mit nur einem Klick zum richtigen Ansprechpartner. Speziell für alle, die ein mobiles Endgerät nutzen, ist das eine echte Erleichterung. Sie brauchen dazu keine zusätzliche Software, sondern lediglich ein Smartphone bzw. einen Laptop. Aber nicht nur Anrufe sind möglich. Auch Live-Chat Fenster oder Videokonferenzen können kostenlos über den Browser gestartet werden.

Technisch sind Click2Talk-Anzeigen ohne großen Zeitaufwand umsetzbar. Sie implementieren einfach auf Ihrer Website einen generierten Code bzw. Link oder nutzen ein Plugin für Wordpress. Auch das Button-Design lässt sich ganz simpel an die Optik Ihrer Webseite anpassen. Schon haben Sie ein modernes Kundenservice-Instrument installiert, das sich positiv auf die Conversion Rate auswirken wird. Denn Studien zeigen, dass sich viele Benutzer für diese Art des Anrufs entscheiden, wenn sie „ready-to-buy“ sind. Sie jetzt zu verlieren, weil Sie ihnen keine direkte Kontaktmöglichkeit geben, wäre fatal!

Click2Talk: Mit einem Klick zum richtigen Ansprechpartner Mit Click-to-talk können Ihre Kunden bzw. Interessenten ein telefonisches Gespräch direkt aus Ihrer Website heraus starten. Sie klicken dazu einfach auf einen dafür vorgesehenen Button und gelangen unkompliziert und kostenfrei zum gewünschten Gesprächspartner. Auch Live-Chats oder Videokonferenzen sind möglich.  

Einbaubeispiel

Grund 3: Moderne Unternehmensstrukturen brauchen flexible Lösungen

Eine VoIP-Telefonanlage kann dabei helfen, den Arbeitsalltag moderner Unternehmen zu vereinfachen. Denn flexible Arbeitszeiten, Home Office oder dezentrale Teams bringen gewisse Herausforderungen in der Kommunikation und für die Unternehmenskultur mit sich. Wenn der persönliche Kontakt zwischen den Mitarbeitern weniger wird, müssen die technischen Voraussetzungen dafür sorgen, dass Teambuilding und effizientes, standortübergreifendes Arbeiten wieder möglich werden. VoIP-Technologie kann das wesentlich erleichtern. Dank Internet-Telefonie können Kollegen, auch wenn sie in unterschiedlichen Ländern sitzen, intern kostenlos anrufen. VoIP-Technologie ist außerdem in der Lage, den Anwesenheitsstatus von Personen zu erkennen sowie Bildschirme für Videokonferenzen freizuschalten. Dezentralen Teams wird die tägliche Zusammenarbeit damit deutlich erleichtert. Ein Faktor, der sich letztlich auf die Qualität der Kundenbetreuung auswirkt.

Auch projektbezogenes Arbeiten erfordert heute bei vielen Unternehmen eine immer wieder wechselnde Anzahl bzw. Zusammensetzung der Mitarbeiter. Freelancer, die nur für eine begrenzte Zeit an Projekten arbeiten, können Sie dank einer modernen Telefonanlage problemlos und schnell mit einer eigenen Nummer ins Team integrieren. Denn über den Browser lassen sich neue Rufnummern ganz leicht einrichten. Auch wenn der neue Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet oder im Außendienst tätig ist. Nach außen hin wirkt das wesentlich professioneller, als wenn Sie ständig neue Handynummern weitergeben. Die Integration eines neuen Firmenstandortes ist im Grunde genommen ebenso unkompliziert.

Einheitlicher Außenauftritt trotz wechselnder und dezentraler Teams
Örtliche Ungebundenheit und zeitliche Flexibilität sind für viele Mitarbeiter heute eine Selbstverständlichkeit. Ebenso wie projektbezogenes, zeitlich befristetes Arbeiten. Um nach außen hin trotzdem geeint als Team aufzutreten, bietet sich eine VoIP-Telefonanlage optimal an, weil Sie eine Festnetznummer (mit Durchwahl) angeben anstelle von häufig wechselnden Handynummern.  Auch die Kooperation zwischen Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten wird gefördert, weil telefonieren unter Mitarbeitern keine Kosten mehr verursacht.

Grund 4: Videokonferenzen erhöhen die Kundenbindung

Ob unternehmensintern oder für Calls mit Geschäftspartnern und Kunden: Videokonferenzen sind heute aus der modernen Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Wer Internet-Telefonie verwendet, wird schnell merken, dass die Zahl der Videokonferenzen steigt. Denn mit modernen Telefonanlagen ist diese Form der Kommunikation standort- und endgeräteübergreifend simpel und ohne Mehrkosten möglich. 

Und sie erhöht die Qualität der Kundenansprache. Videokonferenzen erleichtern spontane Meetings von Teams, die an unterschiedlichen Standorten sitzen, erklärungsbedürftige Sachverhalten können leichter dargestellt werden und für viele ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht – wenn auch über den Bildschirm – ein Weg, der höhere Aufmerksamkeit und eine bessere Interaktion garantiert.

Speziell wenn Sie Ihren Kunden einen gewissen Support liefern wollen, stellen Videokonferenzen ein unverzichtbares Kommunikationsmittel dar.

Mehr Kundennähe dank Videokonferenzen
Keine teuren Investitionen in Hardware, leichte Bedienbarkeit, einfache Installation – Videokonferenzen sind dank Internet-Telefonie ganz simpel realisierbar. Diese schaffen trotz räumlicher Distanz mehr Kundennähe und sind damit ein wichtiges Werkzeug zur Kundenbindung.

 

 

Grund 5: Anbindung an Ihr CRM-System ist möglich

Einer der größten Vorteile der Internet-Telefonie ist die Tatsache, dass sie dieses System mit Ihrem CRM verbinden können. Viele Unternehmen greifen seit langem auf CRM-Systeme zurück, um ihre Verkaufsprozesse besser zu steuern und Geschäftsabläufe zu optimieren. Wenn Telefonanlage und CRM miteinander kommunizieren, schafft das einen weiteren Qualitätssprung in der Kommunikation mit dem Kunden. So können Sie beispielsweise Kontakte direkt aus dem CRM-System anrufen, ohne zum Hörer greifen und die Rufnummer händisch eingeben zu müssen.

Auf Wunsch können die Anrufe innerhalb Ihrer Firma getrackt werden. Stehen mehrere Mitarbeiter mit einem Kunden in Kontakt, haben sie so Zugang zur kompletten Anrufhistorie und sind immer am aktuellen Stand der Dinge.

Umgekehrt können Sie die Anlage so einstellen, dass bei einem eingehenden Anruf dank Erkennung der Anrufer-ID sofort das Kundenkonto geöffnet wird. Ihr Mitarbeiter weiß also nicht nur, um wen es sich handelt, sondern hat in Sekundenschnelle auch sämtliche Daten zur Verfügung. Damit geben Sie jedem Kunden das Gefühl, ihn wirklich gut zu kennen. Das schafft Vertrauen und wird Ihre Kundenbeziehungen langfristig stärken.

Wer Telefon- und CRM-System koppelt, verbessert die Kundenkommunikation
Wer mobil, sofort und von jedem Standort aus Zugriff auf sämtliche Kundendaten und die Kundenhistorie hat, wird im Gespräch ganz anders agieren. Nutzen Sie diesen Vorteil! Verkaufen Sie erfolgreicher, beraten Sie effizienter, kommunizieren Sie persönlicher und stellen Sie die Kundenkommunikation auf eine ganze neue Qualitätsstufe.  

Grund 6: Optimierte Sprachqualität

Die Sprachqualität der IP-Telefonie ist heutzutage ausgezeichnet. Vorausgesetzt, es steht Ihnen genügend Bandbreite zum Telefonieren zur Verfügung. Um ein qualitativ hochwertiges Gespräch aufzubauen und zu halten, werden etwa 100 kBit pro Sekunde an Bandbreite pro Gespräch benötigt und zwar sowohl Upload als auch Download. Ein guter Systemanbieter wird außerdem auf die Aktivierung eines sogenannten Quality of Service achten, das dafür sorgt, dass den Telefongesprächen immer Vorrang vor anderen Datendiensten gegeben wird. So stellen Sie sicher, dass die Sprachqualität auch dann bestens ist, wenn zur gleichen Zeit von einem Kollegen große Datenmengen heruntergeladen werden. 

Telefonieren in HD
Der Einsatz von VoIP erschließt Ihrem Unternehmen außerdem die Möglichkeit, die sogenannte HD-Telefonie zu nutzen. Sie liefert ein deutlich natürlicheres Klangbild als herkömmliche Telefontechnik, da ein breiterer Frequenzbereich abgedeckt wird. Bei der alten analogen Technik wurden Stimmen im Frequenzbereich zwischen 300 und 3400 Hertz übertragen. HD Telefonie hingegen deckt den Bereich zwischen 50 und 7000 Hertz ab. Das sorgt für ein deutlich klareres und verständlicheres Klangbild.

Warum VoIP höchste Klangqualität verspricht
Da der natürliche Frequenzbereich menschlicher Stimmen mittels VoIP besser abgebildet wird, erhöht sich die Sprachübertragungsqualität. Speziell die HD-Telefonie, die so ermöglicht wird, zeichnet sich durch kristallklaren Sound aus.
 

Fazit

Die sogenannte VoIP-Technologie hebt die Trennung zwischen Mobiltelefonie, Telefonieren am Festnetz und Arbeiten am Computer zunehmend auf. Die Kommunikationskanäle rücken enger zusammen und eröffnen Unternehmen jeder Größenordnung damit eine Reihe von Vorteilen.  Durch die Optimierung der Telefonie-Abläufe spannen Sie ihre Teams effektiver zusammen, sparen Zeit, steigern die Sprachqualität der Anrufe, verbessern dank Einbindung von CRM-Systemen den Kundenservice und hinterlassen damit in Summe bei Ihren Kunden einen deutlich professionelleren Eindruck.